Imparare a dire “no” sul lavoro e nella vita privata. Organizzarsi. Definire obiettivi a breve e lungo termine. Queste le ultime strategie per vivere senza stress. E guadagnare tempo
Tra le sette e le otto ore. È questo il tempo che, in teoria, abbiamo ogni giorno per fare quello che vogliamo. Già, in teoria. Perché nella pratica il tempo non basta mai. Colpa dell’eccessivo lavoro, che costringe agli straordinari e succhia le energie, o di altri impegni che obbligano a sacrificare il tanto agognato “tempo libero”.
Ma la responsabilità è, in primo luogo, nostra. E per risparmiare ore preziose dovremmo cominciare col gestire meglio le 24 che ci sono concesse ogni giorno. E ciò non significa pretendere di fare più cose contemporaneamente. Il multitasking, ossia fare due cose al tempo di una, può essere una soluzione nel brevissimo termine, ma alla lunga è controproducente, nonché fonte di stress. Significa invece rendere più produttivo il tempo che abbiamo a disposizione e farlo bastare per tutto.
Donald E. Wetmore, esperto in Time Management e fondatore del Productivity Institute in Connecticut (Usa), afferma che il punto da cui partire per mettere ordine è la testa.
Se non abbiamo un obiettivo e se non decidiamo che cosa è importante e che cosa secondario, veniamo sopraffatti dal caos, dalle inutili perdite di tempo, dalla tendenza a rimandare o a lasciare le cose a metà.
Non parliamo in questo caso dei “grandi” obiettivi della vita, ma di quelli più spiccioli e a breve scadenza come per esempio «voglio imparare il russo, ma non ho il tempo di frequentare un corso», oppure «voglio tornare a casa presto la sera per stare un po’ con i miei figli».
Una volta fissata la meta, la motivazione personale e l’agire con metodo e pianificazione faranno il resto.
Ecco, nelle pagine seguenti, qualche consiglio pratico.
1. Tenete un’agenda
Elettronica o cartacea. Come più vi piace, ma usate un’agenda su cui pianificare tanto i vostri impegni di lavoro, quanto quelli personali. Lì si trovano nero su bianco i vostri obiettivi: sia il meeting col direttore vendite sia il corso di russo, la cena con il partner e il cinema con gli amici.
Cambiate la funzione dell’agenda: non utilizzatela per ricordare ma per programmare, focalizzandovi sulla necessità di rispettare gli impegni presi. Come non potrete mancare all’appuntamento con l’ingegnere Tizio, così non potrete mancare alla partita di pallone di vostro figlio.
2. Motivati al piacere
La buona abitudine di redigere una lista delle cose che si “devono fare”, va affiancata da quelle che si “vogliono fare”. I traguardi lavorativi sono più facili da identificare e perseguire, quelli personali si tende a tralasciarli.
Sfidatevi a sperimentare o a imparare qualcosa di nuovo e troverete il tempo per farlo. Lo sapevate che studiando un argomento un’ora al giorno, ossia sette ore alla settimana, 365 ore all’anno, una persona apprende al ritmo di uno studente full time? In tre-cinque anni, si può diventare un esperto del tema, con una sola ora di studio quotidiano.
3. Con l’orologio alla mano
Quando si programmano gli impegni, bisognerà prevedere anche la loro durata. Quanto deve durare la riunione, la telefonata, lo smistamento della corrispondenza? Fissate i tempi, calcolate un 20% in più per gli imprevisti e datevi da fare per rispettarli. Verificate poi se ci siete stati dentro o avete sforato.
4. Per primo il più importante
Il 20% della giornata lavorativa è occupato da questioni di primaria importanza, l’80% da cose secondarie. E cosa facciamo per prime? Le cose banali, perché sono più facili e veloci. Sbagliato. Prima si deve fare ciò che è più importante, specie se è urgente.
Ma attenzione: quello che “va fatto subito”, non è detto che sia determinante. Come suggerisce la logica, la precedenza si dovrà dare a ciò che è importante e urgente, poi all’importante ma non urgente, per finire con l’urgente ma non importante. Il resto lascia il tempo che trova.
5. Smistamento rapido
La gestione delle informazioni che ci arrivano sotto forma di telefonate, lettere, e-mail, memorandum, lamentele è un altro punto cruciale del time management.
Un lavoratore medio riceve e invia in media 190 messaggi al giorno
afferma Wetmore.
Utilizzando però uno schema di azione standard, si possono sbrigare mille richieste in tempi record.
6. Flessibili con se stessi
Agire con metodo non significa diventare schiavi dell’efficienza tout court, né rinunciare alla pausa caffè, alle quattro chiacchiere con l’amico per il timore di sgarrare sulla tabella di marcia. Non è raddoppiando la velocità e la fatica che si risparmiano minuti e ore preziosi. Lo sforzo non sta nel guadagnare tempo, ma nel saperlo sfruttare.
Ci vuole metodo
Equilibrio, azione, ordine: ecco altre indicazioni su come gestire al meglio il proprio tempo prezioso
Equilibrio
Sette sono le aree vitali che compongono la vita di una persona: familiare, della salute, finanziaria, intellettuale, sociale, professionale e spirituale. Trascurarne una significa creare un vuoto che mina l’equilibrio dell’individuo, come succede a un tavolo quando ha una gamba più corta delle altre. Il punto non è dedicare a ciascuna area un egual numero di ore, ma una quantità di tempo sufficiente per salvaguardare l’equilibrio globale.
Azione
È importante dedicarsi alle attività quotidiane con un piano di azione. Senza un modus operandi predefinito si rischia di cadere in balia delle pressioni e delle richieste di terzi (capi, colleghi, familiari, amici) o degli eventi (false urgenze, interruzioni, ecc.). E saranno gli altri, e non noi, a gestire il “nostro” tempo.
Ordine
Alcuni studi hanno rilevato che studenti e impiegati che lavorano su scrivanie in disordine sprecano da un’ora a un’ora e mezzo al giorno cercando fogli, appunti e altre cose, o venendo distratti da altri oggetti che nulla hanno a che fare con il compito affidato.
Il mattino ha l’oro in bocca? lo sapevamo, ma…
Ore 9.00: meglio fare la cosa più importante del giorno.
Le 12.00? L’ora ideale per prendere decisioni.
Alle 16.00 invece è tempo di e-mail.
C’è chi dice no
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- Agli impegni eccessivi
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Chiediti: Rientra nei miei obiettivi? Voglio farlo? È giusto che lo faccia? Ne trarrò beneficio? Se la maggioranza di risposte è negativa, dire «no» è nel vostro pieno diritto. Spiegate però sempre le ragioni del diniego.
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- Alle interruzioni
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Se non avete un filtro per chiamate e visite in ufficio e qualcuno insiste per parlarvi, assegnategli un tempo limite di udienza.
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- Alle riunioni
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Non cedete alle pressioni di chi vi vuole disponibili assolutamente quel giorno o a quell’ora, se avete cose più importanti da fare. Spiegate perché non potete e offrite un’altra soluzione. L’80% delle volte c’è una data e un orario alternativo che va bene a tutte le parti in causa.
Cristina Galullo
(Autore immagine: utente Flickr _zhang)
