Stefano Paganini, IT consultant, spiega ai lettori di Millionaire tutte le mosse per lavorare (bene) a distanza.
- Il dopo comincia prima. Bisogna organizzare i documenti su cui stiamo lavorando da casa in previsione del ritorno in ufficio. Il primo passo è creare la cartella “lavoro” che contenga tutto, in modo da facilitare il “trasporto”.
- Fai ordine in casella. «Tieni in “posta in arrivo” solo le email strettamente necessarie. Le altre organizzale in sottocartelle (per temi, destinatari…). Evita di inviare email troppo pesanti grazie a strumenti ad hoc come iCloud e WeTransfer. Il cestino c’è perché va usato e, almeno ogni tanto, svuotato» consiglia Paganini.
- San Backup. «Fai il backup. Adesso. Non dopo, ora. I tuoi dati sono l’asset di maggior valore: il pc o il Mac lo ricompri, certi file no. Dischi, dischi di rete (Nas) e cloud: le chiavette vanno bene per scambiare le ricette. Backup significa salvare file (e cartelle importanti) con frequenza e periodicità, possibilmente in automatico. Chi usa Mac è facilitato da Time Machine: basta collegare un disco Usb o un Nas e Mac pensa a tutto. Per Windows è possibile effettuare il backup “manualmente”, copiando la cartella “lavoro” su un disco esterno, oppure impostando l’operazione in automatico tramite strumenti semplici (e spesso gratuiti) come Cobian Backup» prosegue Paganini.
- Sicurezza, privacy & password. Occhio alle trappole online, alle email dalla (finta) banca, alla richiesta di Pin e autorizzazioni. Occorrono buon senso e un valido antivirus (meglio se firewall). «Ogni password dovrebbe essere curata e accudita, non lasciata su un post-it sul monitor! Ogni account deve avere la propria password: la stessa password per tutto è un rischio enorme».
- Connessione is the new queen. Nel dubbio, almeno una Adsl, meglio una fibra, per quanto lenta. La maggior parte delle offerte è simile (nei costi) tra fibra e Adsl. Le connessioni tramite cellulare o router 4G (le cosiddette “saponette”) sono solo un palliativo: i giga si esauriscono e la qualità del segnale 4G può essere soggetta a ogni tipo di interferenza.
- Aggiorna che ti passa. Aggiorna Windows, Mac e le principali App (come Skype).
- Usa il cloud. «Ferme restando le importanti note sulla privacy e sulla sensibilità dei dati personali e aziendali, disporre di documenti online e condivisi è sempre utile, pratico e risparmia la necessità di inviare allegati inutilmente. Se la posta è sincronizzata in automatico, perché lo siano anche i documenti, dobbiamo metterli su un cloud».
- Divide et impera. Crea account (e password) per ogni membro della famiglia, tieni distinti gli usi dei device: quelli lavorativi da quelli ludici.
- Tieni aperte le App che usi di frequente. Anche se sei costretto a usare l’ennesimo strumento per le conferenze online, è buona norma tenere aperti quelli che usi di solito. Una dritta? Usa WhatsApp tramite Web: comodissimo!
- Antivirus e licenze software. «Online, da Amazon a numerosi store affidabili, è possibile acquistare la licenza digitale originale, per esempio di un antivirus, per pochi euro, spesso 20-30, e avere la copertura per un anno di diversi dispositivi (anche tre pc)».
Tratto dall’articolo “Rivoluzione smart working” pubblicato su Millionaire di maggio 2020.
